実績・事例 CASE STUDY
電子契約freeeサインを導入したことで、契約から商品発送までの期間がこれまでの半分に短縮
導入先情報
・導入先：CreativeCross株式会社
・導入時期：2023年7月
・開発期間：〜3ヶ月
・費用：月額4,980円～
機能要件・開発内容
・電子契約「freeeサイン」の導入
取材ポイント
「電子契約（freeeサイン）」の導入支援を行った事例。Creative Cross株式会社様とスミリオン吉田さんにインタビューを実施しました。「紙の契約書発行をどうにかしたい」という相談を受け、電子契約のスムーズな導入支援を実現しました。
導入の背景や苦労したポイント、選ばれた理由などについて、詳しくご紹介します。
（インタビュアーは外部の方にお願いして、会話形式で実施しています）
Q 電子契約を導入した背景から聞かせて教えてください。
統括部長：
弊社では元々、ECサイト経由でNMN配合の製品を取り扱っていたのですが、2023年1月から全国のサロンや店舗様向けの代理店契約をスタートしました。
これが想定を上回るペースでお問い合わせをいただいて、非常にありがたいことなのですが一連の業務が追いつかないという状況に陥りました。
当時は、すべて書面で契約書を取り交わしていたんです。全国のパートナー様のもとに足を運び、会社に戻り契約書を発行して郵送、それに捺印いただいて送り返していただく、という感じです。少人数でやっているものですから、日々、商談や契約業務に追われ、商品の発送や経理といった通常業務までパンクしているという感じでした。
Q 紙ベースの契約ではとても追いつかない状況だったのですね。
統括部長：
そうです。「今すぐ欲しい」と言っていただくお客様もいらっしゃるのですが、一度持ち帰り契約書を発行・・・加えて紙ベースの発注書を送っていただくという作業が発生するためスムーズに商品発送が出来ない状況でした。
新屋社長：
契約を取り交わすだけで2〜3週間掛かっていたよね。これではお客様にとっても良くないなと。
Q そうした中で、スミリオンとの出会いはどんなきっかけだったのでしょうか。
統括部長：
弊社のパートナーである税理士さんがスミリオンさんとお知り合いだったことがキッカケです。税理士さんが、スミリオンさんに弊社の話をしたところ、スミリオンさんから「もしよければ話を聞かせてください」とアプローチしてくれたのがきっかけです。
Q これまで電子契約の知識や経験はあったのでしょうか？
統括部長：
いえ、全然（笑）。入社前までパソコンも使えないくらいでしたから。
入社後に、経理業務のためにfreee会計を利用し始めて、手探りですがようやく使えるようになってきた、くらいの感じでした。
ただ、パートナー様との契約時に、提出いただいた契約書で電子契約をする、というケースが何度かありました。こういうものがあるんだな、というくらいの感じです。
Q 日々の契約業務に加えて、電子契約の導入・・・。非常に苦労されたのではないでしょうか。
統括部長：
それが、意外にもスムーズに進んだんですよ。その時は、一ヶ月に何十件という契約をこなさないといけなかったので、とにかくやるしかないという状況でもありました。
スミリオン吉田：
システムの理解や取り組みのスピードが、とにかく早かったです。
まずは、2週間のトライアルを利用いただいたんですが、トライアルが終わるころには基本的な作業はマスターしている、という感じでした。
統括部長：
でもあのときは大変でしたよ。電子契約のための契約書も作らないといけなかったですし。
でも、吉田さんが一から十まで教えてくれたので、とても助かりました。困ったことがあったら、すぐに連絡して。吉田さんもすぐに応えてくれるんですよ。だから、なにか問題を抱えても、ロスがすごく少なくて、スムーズに進みました。
Q 吉田さんとの関係性がとても良いように見受けられます。
統括部長：
そうですね。
導入まで、たしか10日ほどだったでしょうか。それくらいで一通りの作業ができるようになりました。最初の2〜3日で基本操作を覚えて、その間もわからないことはすぐに吉田さんに聞く・・・。
対面でのMTGは2回くらい実施したと記憶しています。あとはZoomや電話での会話はたくさんしましたよね。
とにかく、スムーズに出来るようになったのは、吉田さんのおかげですね。すぐに答えが出ないときも、この日なら、という感じに丁寧な対応をしていただけたので、不安もなかったです。
Q 電子契約導入の効果はどのように感じていらっしゃいますか？
統括部長：
感覚的に、契約から商品発送までの時間が、これまでの2倍以上早くなりました。
例えば、パートナー様の元まで足を運び、取扱店舗になっていただく契約を交わすとします。これまでならそこから最低でも1週間くらい掛かっていたところ、電子契約ならその場で契約書を発行しその日のうちに契約が完了します。さらに発注書の発行とカード決済もその場で対応できるようにしたために、1週間でお客様のもとまで商品が届く仕組みを作ることが出来ました。
これまでどんなに早くても2〜3週間掛かっていた契約から商品発送までの期間が、1週間でできるようになったのは画期的です。
新屋社長：
パートナー様からは「契約が楽、発送も早い」と喜んでいただいています。
最近は出張が多いので、出張先でもパソコンさえあれば契約書を確認できますし、出張中に新しい交渉が決まっているかどうかも確認できますし、非常に満足しています。
Q パートナー様の中には電子契約を知らない方もいると思います。
統括部長：
今、弊社の契約は全て電子契約に移行しています。
そうすると、10人に1人くらい電子契約を知らないパートナー様がいらっしゃいます。そんな時はパソコンを持って直接伺います。目の前で電子契約のやり方を教えて、そしてその場で契約が完了します。
新屋社長：
1日で契約が終わるなら、直接出向いたほうがお客さんにとってもいい。その場で契約書、発注書を交わして、商品を渡すことも出来るので、その日のうちに完結します。スピーディに売上が上がりますし、何よりパートナー様からの信用も得られます。
Q 電子契約のメリットが活きていますね。今後、さらなるDX化への取り組みの計画はありますか？
統括部長：
もっと電子化を進めて、省人化や効率化を進めていきたいと思っています。すでに、受注発注に関しては、デジタル化を実現したので非常に楽になっています。
さらに、弊社では代理店様と販売店様では異なる契約を結んでいるのですが、それぞれの契約に合わせて請求書発行や管理をシステム化したい、と考えています。
新屋社長：
受発注や報酬計算はミスや漏れは許されない仕事ですからね。これまでの紙ベースの管理からの脱却を進めたい。
パソコンで全て見ることができるので、事業や業務の課題発見やテコ入れも非常にしやすくなった。パートナー様の要望にも素早く対応できるので、より満足いただけるようになるはずです。
今後、新商品の発売も予定しています。弊社は「業界初」の商品を作っている会社ですので、電子契約を活用することでどこよりも早く新製品を届けたいと思います。
インタビュアー：
本日はありがとうございました。