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マニュアル作成にChatGPTを使ったら、時間と質がどう変わったか
INDEX
ChatGPTでマニュアル作成はどう変わる？
マニュアル作成におけるAIの役割
近年、AIは文章生成の分野で著しい進化を遂げており、業務マニュアルの作成にもその力が発揮されています。ChatGPTのような生成AIは、入力された情報をもとに自然な文章を出力できるため、マニュアルの初稿作成や表現の統一に大いに役立ちます。
ChatGPTで実現できることとは
例えば、「業務フローに基づいて手順書を作成したい」「言い回しを統一したい」といったニーズに対して、ChatGPTは高速かつ正確に対応可能です。文体のトーンや難易度も調整できるため、読者にとって読みやすいマニュアルが作れます。
ChatGPT導入前のマニュアル作成の課題とは
担当者の負担が大きい
マニュアル作成は、手間と時間がかかる作業です。業務の棚卸しから始まり、構成の検討、文章作成、チェック作業といった工程を一人または少人数で担うケースが多く、他の業務を圧迫しがちです。
標準化されていない文章構成
複数人がマニュアルを作成すると、文体や表現にバラつきが出ることがあります。これにより、読みにくく、理解しづらいマニュアルになってしまう恐れがあります。
ChatGPTを活用したマニュアル作成のステップ
必要な情報の整理
まずはマニュアル化したい業務や手順を明確にし、必要な情報を箇条書きなどで整理します。この情報がChatGPTに指示する「元ネタ」となります。
ChatGPTへの指示と出力の調整
次に、整理した情報をもとに、ChatGPTに対して具体的な指示を出します。「○○業務の手順を、初心者向けにわかりやすく説明してください」といったプロンプトを活用することで、目的に合った出力が得られます。
内容の確認と社内展開
出力された内容を確認・修正し、社内の共有フォーマットに整えます。必要に応じて専門用語の補足や図表の追加も行います。
導入後の変化：時間と質にどんな影響があったか
作成時間の短縮
ChatGPTを活用することで、初稿作成までの時間が大幅に短縮されました。これまで数日かかっていた作業が、数時間で終わるようになった例もあります。
表現の統一と読みやすさの向上
AIが生成する文章は一貫性があり、文体やトーンが統一されているため、読み手にとってわかりやすいマニュアルになります。特に社内外に共有する資料では、この効果は顕著です。
活用のメリットと注意点
業務効率化と属人化の解消
AIを活用することで、特定の担当者に依存せずマニュアル作成が可能になります。また、作業の属人化が解消されることで、業務の引き継ぎもスムーズになります。
情報の正確性と更新の手間
ただし、ChatGPTが出力する情報は必ずしも正確とは限らず、内容のチェックは必須です。また、業務内容の変更に応じてマニュアルを更新する手間は引き続き必要です。
中小企業が始めるためのポイントとアドバイス
小さく始める導入方法
いきなり全社導入を目指すのではなく、まずは1つの業務から試験的にChatGPTを使ってみることをおすすめします。効果を実感しやすく、社内の理解も得やすくなります。
社内でのルール整備と教育の重要性
生成AIを活用するには、情報漏えいや誤用を防ぐルール整備が必要です。また、社員が正しく使えるように、簡単な研修やマニュアルも整備しましょう。
まとめ：マニュアル作成にAIを取り入れるべき理由
ChatGPTを活用することで、マニュアル作成のスピードと質を同時に高めることが可能になります。特にリソースの限られた中小企業にとっては、大きな業務効率化につながる手段です。最初の一歩を踏み出すことが、未来の生産性向上につながります。
生成AI研修をお考えの企業様へ
ChatGPTの活用により、マニュアル作成の効率化だけでなく、社員の業務レベルの底上げが可能になります。「社内でも活用してみたい」「社員向けに使い方を教育したい」とお考えの方は、ぜひ私たちの生成AI研修プログラムをご検討ください。
