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警備日報の書き方｜記載項目・記入例と、ミスを防ぐポイント
「警備日報には何を書けばいいのか」「新人の警備員に書き方をどう教えればいいか」。警備日報は毎日書く書類ですが、書き方が人によってばらばらになりやすく、本部での確認や集計で手戻りが起きる原因にもなります。
この記事では、警備日報の役割を整理したうえで、記載項目の一覧と記入例、書き方のポイント、よくある記入ミスと防ぎ方を解説します。後半では、紙の警備日報を電子化したときに何が変わるのかも紹介します。
INDEX
警備日報とは：何のために書く書類か
警備日報は、警備員がその日の勤務内容を記録する書類です。会社によって「警備報告書」「業務日報」などと呼ばれ、現場で取引先の確認サインをもらう複写式の伝票と一体になっている場合もあります。
警備日報の主な役割は、次の3つです。
- 勤務実績の記録：何時から何時まで、どの現場で働いたかを残し、給与計算や請求の根拠にする
- 現場の状況の共有：その日の出来事や気づいた点を本部や次の担当者に伝える
- 業務を行った証跡：取引先に対して、約束どおりの警備を行ったことを示す
なお、警備業法で営業所に備え付けることが義務付けられている書類（警備員の名簿、教育実施簿、警備契約一覧表、苦情処理簿など8種類）に、日々の警備日報そのものは含まれていません。ただし、取引先との契約で提出を求められていたり、給与や請求の根拠として使われていたりするため、実務上は欠かせない書類です。保存期間は、取引先との契約や社内の規程に沿って決めておきましょう。参考：岡山県警備業協会「警備業における法定備付書類」
警備日報の記載項目一覧
書式は会社ごとに違いますが、一般的に次の項目を記入します。自社の書式に抜けている項目がないか、確認に使ってください。
| 項目 | 書く内容 | 確認のポイント |
|---|---|---|
| 日付・曜日 | 勤務した日 | 夜勤で日付をまたぐ場合は、開始日と終了日の両方が分かるように書く |
| 現場名・所在地 | 勤務した現場 | 取引先と同じ現場名の表記にそろえる |
| 警備の種別 | 交通誘導、施設、雑踏など | 検定資格が必要な業務かどうかも分かるようにする |
| 警備員の氏名 | 勤務した警備員全員の名前 | 複数名の場合は、現場の責任者が誰かも書く |
| 勤務時間 | 開始時刻・終了時刻 | 予定ではなく実際の時刻を書く |
| 休憩時間 | 休憩を取った時間 | 取れなかった場合も「なし」と明記する |
| 業務内容 | その日に行った警備の内容 | 配置場所や担当した業務を具体的に |
| 特記事項 | 事故、トラブル、苦情、危なかった場面など | 「特になし」の場合もそう書く |
| 引き継ぎ事項 | 次の担当者や本部に伝えること | 誰に何を伝えたいかを明確に |
| 取引先の確認 | 現場責任者などの確認サインや氏名 | 勤務時間を確認してもらったうえでサインをもらう |
屋外の現場では、天候を記入する欄を設けている会社もあります。
警備日報の書き方のポイントと記入例
1. 時刻は「実際の時刻」を書く
勤務時間は、予定の時刻ではなく実際に始めた時刻・終えた時刻を書きます。作業の都合で終了が延びた場合も、延びた時刻をそのまま書きます。給与計算と請求の両方に使われるため、ここがずれると後から修正が必要になります。
2. 特記事項は「いつ・どこで・何が・どう対応したか」で書く
特記事項は、本部や次の担当者が読んで状況が分かるように書きます。感想ではなく、事実と対応を書くのがポイントです。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 車が多くて大変だった。 | 10時15分ごろ、北側出入口で搬入車両と一般車両が重なり、約5分間の待機が発生。現場責任者の○○様に報告し、11時以降の搬入時刻を調整していただいた。 |
| 歩行者とトラブルあり。 | 14時30分ごろ、南側歩道で通行止めについて歩行者の方から苦情あり。迂回ルートを案内し、了承いただいた。本部へ電話で報告済み。 |
3. 「なし」も書く
休憩が取れなかった、特記事項がなかった場合も、空欄にせず「なし」「特になし」と書きます。空欄だと、書き忘れなのか本当になかったのかを本部が判断できません。
4. 書き間違えたら、消さずに訂正する
紙の日報で書き間違えた場合は、修正液で消さず、二重線を引いて正しい内容を書き添えるなど、社内で決めた訂正方法にそろえます。勤務時間の訂正は、取引先の確認を取り直す必要があるかも社内でルールを決めておきましょう。
記入例（交通誘導警備の場合）
以下は、説明用の架空の記入例です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 日付 | 10月20日（月） |
| 現場名 | ○○ビル新築工事（○○市△△町） |
| 警備の種別 | 交通誘導警備 |
| 警備員 | 山田（責任者）、佐藤 |
| 勤務時間 | 8:00〜17:30 |
| 休憩時間 | 12:00〜13:00 |
| 業務内容 | 北側出入口での工事車両の誘導、歩行者の安全確保 |
| 特記事項 | 15:00ごろ、搬入の遅れにより作業が延長。現場責任者の指示で終了を17:00から17:30に変更 |
| 引き継ぎ事項 | 明日は生コン車の搬入が多いため、8:30から2名で北側を担当予定 |
| 取引先の確認 | ○○建設 現場責任者 ○○様 |
警備日報のよくある記入ミスと防ぎ方
本部での確認や集計で手戻りが起きやすいのは、次のようなミスです。
| よくあるミス | 起きる理由 | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 勤務時間が予定の時刻のまま | 勤務前に書いておき、延長を書き直していない | 終了時刻は勤務が終わってから書くルールにする |
| 休憩時間の書き漏れ | 欄はあるが書く習慣がない | 「なし」も必ず書くことを書式に明記する |
| 取引先のサイン漏れ | 現場責任者が不在のまま帰ってしまう | 不在時に誰に確認を取るかを現場ごとに決めておく |
| 現場名の表記ゆれ | 警備員ごとに略し方が違う | 現場名をあらかじめ印字する、または選択式にする |
| 字が読めない、複写が薄い | 屋外で急いで書く、筆圧が弱い | 記入欄を大きくする、提出時に本部で読める状態か確認する |
ミスを個人の注意だけで減らすのは限界があります。書式を工夫する、提出時に確認する流れを作るなど、仕組みで防ぐことが大切です。
紙の警備日報を電子化すると変わること
警備日報をスマホなどで入力する形に変えると、前の章で挙げた記入ミスの多くは、仕組みで防ぎやすくなります。
- 書き漏れを防げる：必須の項目を入力しないと送信できないようにすれば、休憩時間や特記事項の空欄がなくなります。
- 表記ゆれがなくなる：現場名を一覧から選ぶ形にすれば、警備員ごとの書き方の違いが出ません。
- 読めない字がなくなる：手書きの読み取りに迷うことがなくなり、確認の問い合わせが減ります。
- 本部にすぐ届く：日報の回収を待たずに、その日のうちに本部で内容を確認できます。
- 集計に使いやすい：入力されたデータをそのまま集計に使えるため、紙からの転記が不要になります。
一方で、取引先の確認サインをどう電子化するか、電波の弱い現場でどう入力するかといった点は、事前に確認が必要です。取引先とも相談しながら、無理なく切り替えられる方法を選びましょう。
警備会社向けの選択肢：「まもログ」で警備日報をスマホに
警備日報の電子化に使えるのが、株式会社スミリオンが提供する警備業界特化のクラウドサービス「まもログ」の伝票機能「まもログ伝票」です。
- 警備員は、スマホで勤務の開始・終了時間を登録します。
- 現場監督やお客様は、アカウントなしで、顔写真の撮影と名前・終了時間の記入によって承認できます。
- 承認時の顔写真を含む記録は、本部にリアルタイムで共有されます。
- 日報データはCSVで出力できるため、月末の集計に使えます。
- 電波がつながりにくい場所でも伝票の作成や承認ができ、電波が戻ると自動で送信されます。
料金は、ご利用人数分の月額500円／人・月（税抜）で、スマホからの休み申請の機能も含まれます。どの項目を日報として記録したいか、今の書式をお聞きしたうえで、まもログで対応できる範囲を案内しています。電波の届かない現場への対応など、開発の背景は開発者インタビュー「まもログ.cloudはどうやって生まれた？」で紹介しています。
よくある質問
Q. 警備日報は法律で作成や保存が義務付けられていますか？
警備業法で営業所への備え付けが義務付けられている8種類の書類に、日々の警備日報そのものは含まれていません。ただし、取引先との契約で提出を求められる場合があり、給与計算や請求の根拠にもなるため、保存期間は契約や社内の規程に沿って決めておきましょう。
Q. 新人の警備員に書き方をどう教えればいいですか？
自社の書式に沿った記入例を用意し、特記事項の書き方の良い例・悪い例を見せると伝わりやすくなります。最初の数回は、提出時に先輩や本部が内容を確認し、その場で直し方を伝えると定着が早くなります。
Q. 夜勤で日付をまたぐ場合は、どう書けばいいですか？
勤務を開始した日と終了した日の両方が分かるように書きます。「10月20日 22:00〜10月21日 6:00」のように、日付と時刻をセットで記入すると、集計時の誤りを防げます。
Q. 警備日報と、取引先にサインをもらう伝票は別々に必要ですか？
会社や取引先との取り決めによって異なります。日報と伝票を1枚の複写式の書式にまとめている場合もあれば、別々に作っている場合もあります。電子化を検討するときは、今どの書類に何を書いているかを先に整理しておくと、切り替えがスムーズです。
まとめ：警備日報は「事実を、決まった形で」書く
警備日報は、勤務実績の記録、現場の状況の共有、業務を行った証跡という3つの役割を持つ書類です。給与計算や請求の根拠にもなるため、誰が書いても同じ形で、事実が正しく残ることが大切です。
書くときは、次の点を押さえましょう。
- 勤務時間は予定ではなく実際の時刻を書く
- 特記事項は「いつ・どこで・何が・どう対応したか」で書く
- 休憩や特記事項がない場合も「なし」と書く
- 書き間違えは、社内で決めた方法で訂正する
記入ミスや回収・転記の手間を仕組みで減らしたい場合は、日報の電子化も選択肢になります。警備会社向けクラウドサービス「まもログ」では、警備員がスマホで勤務時間を登録し、取引先の承認から本部での確認、CSVでの出力までを行えます。今の日報の書式と運用を伺ったうえで、実際の画面を見ながら自社に合うかを確認できます。
