電子契約を導入する10のメリットと5つのデメリット！導入前に利点と課題を確認しておきましょう

「電子契約を導入するメリットやデメリットについて知りたい。」
このように思われている方も多いのではないでしょうか。

電子契約を導入することで、事務作業やコストが削減できるなどさまざまなメリットが得らることが可能です。

電子契約の導入を検討されている方は、電子契約を導入するメリット・デメリットについて理解することで、導入時により満足できる結果が得られるため、しっかりと理解しておきましょう。

この記事でわかること
・電子契約の導入にはどのようなメリットがあるのか
・電子契約による契約プロセスの可視化の効果
・電子契約の導入前に知っておきたい注意点

電子契約で実現できる10のメリット

電子契約の導入を検討されている方は、導入することで得られるメリットについてしっかりと理解しておくことが大切です。

導入するメリットが理解できていなく、「何となく導入した方がいいって聞いたから」このような曖昧な考えでは、なかなか導入に踏み切れず、時間ばかりが経過してしまう可能性が高いです。
導入するメリットが理解できれば、なぜ導入する必要があるのか、どんな恩恵が受けられるのかを明確にイメージできるようになるため、しっかりと抑えておきましょう。

電子契約のメリット①事務作業・コストの削減

紙の契約書を使用せず電子契約にした場合、契約書を印刷したり、収入印紙を購入し貼り付けたり、また、契約書の郵送で封筒を用意し宛名を記載したりといった細かい作業を行う必要がありません。

さらに、印刷するために使用する印紙代・インク代といったコストも不要になり、事務処理で発生する人件費も減らせます。

コピー機やプリンターの枚数も削減できるため、さまざまなコスト削減効果、業務の効率化が可能です。

電子契約のメリット②書類保管スペースを必要としない

電子契約書は、クラウドサーバーや自社サーバーに保管できるため、書面契約と異なり保管場所が不要です。

ファイリングする手間も削減でき、検索機能が使用できることにより「何の書類がどこにあるか分からなくなってしまった」という事態を防げます。書類保管スペースが不要となることで、保管するための部屋や棚を設ける必要がなくなり、結果的にコスト削減にも繋がります。

電子契約のメリット③契約締結のリードタイムを大きく短縮できる

電子契約の場合、契約の締結完了までのやり取りを電子ファイルで一貫して行うため、印刷や袋とじ、製本、押印、および送付といった紙の契約書で契約する際に必要であった一連の作業が不要になります。

そのため、契約締結にかかる時間の短縮が可能です。

また、紙を使い契約を締結する際、相手方に契約書を送ってから戻ってくるのに約1週間前後必要な場合が多いですが、電子契約であればインターネットを利用し、電子ファイルをすぐに届けられるため、双方の契約締結にかかる作業時間が短縮できます。

紙で契約していた頃は、数日は必要としていた契約作業が、たったの数分で完了できることで、契約を締結するスピードが上がり、取引先とよりスムーズにコミュニケーションを取ることが可能です。

電子契約のメリット④印紙税を削減できる

紙を使用した契約書の場合、法律によって収入印紙の貼り付けが義務となっています。

契約金の大きさや、契約種別により税額が変わり、1件につき200円〜数十万円のコストがかかります。

1件あたりの金額が高額でない場合も、運送業・工事業・建設業といった多数の請負契約を結ぶ必要がある企業からすれば、その分負担も大きいです。

紙での契約から電子契約に切り替えることで、契約書が法律の「課税物件に掲げる文書」に該当しなくなるため、紙での契約の際に発生していた印紙税がかかりません。

また、収入印紙を貼り忘れた際は、税の納付を怠ったと判断され、納付するはずだった金額の3倍の金額を納めなければなりません。

しかし、電子契約であればそもそも印紙税を納める必要がないため、そういったリスクも回避できます。

電子契約のメリット⑤在宅勤務・リモートワークに対応できる

従来の紙を使った契約の際には、ハンコの押印で出社しなければなりませんでしたが、電子契約の場合、ハンコを押印する必要がなく、インターネット環境さえ整っていれば場所に縛られることなく電子署名が可能です。

そのため、オンラインですべて完結でき、在宅勤務やリモートワークでも容易に対応できます。

電子契約のメリット⑥コンプライアンス（法令遵守）の強化

電子契約では契約が締結されるまでの過程を可視化できるため、契約漏れや解約・更新漏れといったリスクをなくせます。

さらに、電子データの閲覧権限を厳重に管理できることで、社内の契約と関係のない人や、外部の人に契約内容が見られてしまうこともありません。

電子契約であれば、改ざんされるリスクを防止するため、これまでの割印や契印の代わりに、ファイルが作られた日時などの情報を証明できるタイムスタンプを使用し電子署名を実施することにより、完全性が担保されます。

万が一データが改ざんされたり、紛失してしまったりといった事態が発生した場合でも、バックアップを取ることにより容易に復旧できます。

これら機能によって、紙の契約書と比べコンプライアンスの強化が可能です。

電子契約のメリット⑦契約期限の更新忘れ・管理工数の削減

サービスの提供側と受ける側のお互いにとって、契約期間が終わる時期は非常に重要です。

契約を継続するのか、契約を打ち切りにするのか、サービスを見直すのかを検討し、検討結果に基づきアクションを取らなければなりません。

しかし、契約の量が多く、多量の契約を管理している場合、更新期限が来ていたにも関わらず、気付かなかったことで期限を逃したといった事態に繋がる可能性があります。

しかし、紙の契約書と違い、電子契約であれば契約期限を管理することも容易になります。

例えば、契約が終了する2カ月前に自動で通知するなど、更新の期限が近くなったらアラートで通知するように設定が可能です。

通知する回数の設定や、通知先、期限以外に通知する条件の追加といった、条件に関しても柔軟な設定が可能です。

電子契約のメリット⑧契約書の確認・共有しやすい

電子契約を利用する際は、データとして契約書をまとめてクラウド上に保管できるため、保管スペース・方法に悩まされることがなく、確認したいとき情報をすぐに確認でき、また、共有の手間もかかりません。
検索機能を使うことによって、必要に応じ目的の契約書が容易に閲覧可能です。

既存の紙を使用した契約書についても、スキャンし電子化すれば、有効に活用できます。

電子契約のメリット⑨契約書の持ち込み・郵送費用の削減

電子契約では、紙の契約書と違い、わざわざ書面を印刷して製本した後、両者が書面に押印するために郵送し合う作業が不要です。

両者の署名手続きを同時に進められることにより、業務を効率的に進められ、紙で契約書を交わす場合に比べ、よりスムーズに契約が締結できます。

電子契約のメリット⑩外部サービス連携で更に契約業務の効率化を目指せる

電子契約の外部サービスと連携させることによって、契約の締結から保管し管理するまでの一連の流れが効率化できます。

例えばfreeeサインでは、freee会計におけるワークフローとfreeeサインを連携することで、社内で承認された契約書を自動でfreeeサインに連携し、そのまま契約書を送ったり、契約を締結できます。

従来では分断されていた社内での承認作業と、取引先に契約書を送る過程がスムーズに行えるため、業務効率化だけでなく、契約書の取違いなどのミスも防げます。

電子契約の導入前に知っておきたい5つのデメリット・注意点

電子契約の導入前では、メリットもある一方でデメリットも存在します。

デメリットを十分理解せずに導入してしまうと、導入後に「思ったような効果が得られなかった。自社には適しておらず、むしろ手間が増えてしまった。」といった事態に陥る可能性が高いです。

せっかく導入したのに後悔することがないように、しっかりと導入前に知っておきたい5つのデメリット・注意点について理解しておきましょう。

電子契約のデメリット①導入までの社内調整が難しい

電子契約の導入、運用する際に、当事者が最も難しく感じる部分として、導入までの社内調整が難しいことがあります。

電子契約を社内に導入することは、社内のこれまでの業務フローの更新を意味します。

従来の紙を使用した契約で慣れていた社内の担当者が、電子契約に対して心理的な抵抗感を感じてしまうことも少なくありません。

電子契約が紙の契約よりも便利だったとしても、社内調整が難しく断念してしまう人もいるかも知れません。

また、導入だけでなく、導入した後の運用体制についても整備しておく必要があるため、電子データを管理する方法や保存する方法がしっかりと整理できていなければ、契約書が必要になった際に、見つけるまでに多くの時間がかかってしまいます。

そうなってしまっては、電子契約のメリットを十分に受けられません。どのような形で誰が電子書面を管理するのか、経営層をはじめ、バックオフィス部署、システム関連部署など複数の関係者で議論し定める必要があります。

電子契約のデメリット②電子契約が利用できない契約書がある

徐々に電子契約が普及していますが、契約書には、電子契約が利用できない契約書も一部存在します。

その理由は、紙の契約書により締結することが法令により義務付けられている契約に関しては、電子ファイルを利用した契約の締結ができないからです。

法令改正が進むことによって、電子契約が使える契約書の種類も増加するため、自身の所属する業界内における法律改正の動きについて注視しておきましょう。万が一自身の所属する業界で電子契約が法律上認められていなかった場合、導入しても利用する場面がなく無駄になってしまうため、利用前には必ず確認してください。

電子契約のデメリット③セキュリティ性は高いがリスクもある

電子契約では、オンラインを利用し実施するため、サイバー攻撃を受けてしまう可能性があります。

電子契約サービスでは、契約締結となった書類について、書類をまとめて保管する設計とされていることが多いです。

そのため、セキュリティが破られてしまった場合に情報が漏洩してしまいます。

このようなリスクを防ぐため、各社では厳重なセキュリティ対策が実施されており、サイバー攻撃を受け被害に遭ってしまう危険性は非常に低くなっているため、そこまで過度に心配する必要はありません。

しかし、セキュリティ性は高いものの、オンラインを利用する特性上、そういったリスクが存在することを理解しておきましょう。

電子契約のデメリット④取引先の理解・協力が欠かせない

紙でも電子でも、契約は相手がいて成り立っています。

そのため、取引を締結する相手先にも電子契約での契約方法について、理解・協力してもらうことが不可欠です。

立会人型の電子署名であれば、システム導入を相手側がしていない場合でも契約の締結が可能ですが、電子契約に対し不信感を持っていたり、ITリテラシーが低かったりする場合には難色を示されてしまう可能性があります。

難色を示されてしまった場合には、事務作業が効率化できるなど、自社だけでなく相手にもメリットがあることをしっかりと説明し理解を得る必要があります。また、安全性においても不安を取り除くための説明です。

このような説明をしても、相手側がどうしても理解してくれなければ、書面での契約書と併せて電子契約を使うようにしましょう。

できるだけ契約作業の効率を上げるためにも、相手がどのように説明されたら納得しやすいかを考え、丁寧な説明により理解と協力を得ましょう。

電子契約のデメリット⑤基本的に契約締結日のバックデートはできない

契約締結日は、契約を締結する当事者の間で契約を実際に締結した日を指します。

万が一契約書で、契約の効力が生じる日付、つまり契約開始日が設定されていない場合は、契約締結日が契約の開始日です。

バックデートは、契約を実際に締結した日よりも、前の日付を契約の締結日で契約書に記載する方法です。

前述したように、契約締結日は契約を締結する当事者が締結日に設定した日であるため、契約書に当事者の押印、または署名が完了した日となります。

例えば、契約を締結する企業の当事者全員が押印・署名した日が10月20日だった際に、契約締結日は10月10日と契約書に記載する場合はバックデートです。

契約書における署名欄では、署名日や記入日と記載されている場合もありますが、あくまでも実際に押印や署名した日を書くもので、必ず署名日や記入日が契約締結日とはならないため覚えておきましょう。

紙での契約であれば、このようにバックデートできますが、電子契約ではオンラインを利用しデータを保管する仕組み上、基本的に契約締結日のバックデートはできないため理解しておきましょう。

しかし、バックデートはできないものの、通常の紙の契約で捺印日が後日になってしまうことと同様のため、契約自体に問題はないため安心してください。

まとめ

電子契約を導入することで実現できるメリットには、事務作業やコストが削減できる、書類保管スペースが必要なくなる、契約締結のリードタイムを大きく短縮できることなどがあります。

この記事のまとめ
・電子契約の導入にはコスト削減効果、業務効率化などのメリットある
・電子契約による契約プロセスの可視化でコンプライアンス（法令遵守）の強化が可能
・電子契約の導入には社内調整や取引先との調整が必要

その一方で、導入までの社内調整が難しい、セキュリティ性は高いがリスクがある、取引先の理解・協力が欠かせないなどがデメリットです。
電子契約の導入を検討されている方は、電子契約を導入するメリット・デメリットについて理解することで、導入時により満足できる結果が得られるため、しっかりと理解しておきましょう。