実績・事例 CASE STUDY
自社業務独自のシフト管理システム
開発事例
・導入先：保育園・警備会社
・開発期間：〜6ヶ月
・初期開発費用：500〜1,000万円
機能要件・開発内容
・シフト管理システム（出退勤・管理業務）
・従業員が働いている場所をGPS管理（警備会社）
・携帯端末で出退勤登録（警備会社）
・数百名の社員の勤怠を一元管理（警備会社）
・iPad対応（保育園）
・追加機能（請求書発行・CSV出力・他）
・外部連携（給与システム連携）
取材ポイント
シフト管理システムの開発事例に関して、代表の福田にインタビューを実施しました。シフト管理システムと一言にいっても、業種や会社によって管理方法が大きく異なります。ここでは警備会社と保育園を例に、それぞれ専用のシフト管理システムを開発した背景、実装した機能などを詳しくご紹介します。
（インタビュアーは外部の方にお願いして、会話形式で実施しています）
Q はじめに警備会社の「シフト管理システム」について伺わせてください。受注したきっかけはなんですか？
福田：元々、開発実績のある別会社から、システム開発を考えている会社があるということでご紹介いただきました。
話を聞いてみると、警備現場と本社それぞれのシフト管理業務の構築と給与システムの連携がやりやすいシステムを導入したいという話だったので、検討を重ねた結果、自社開発を提案しました。
Q 市販品ではなく、自社開発を選んだのはなぜなのでしょうか？
福田：提案を行うにあたって、まずは現状のシフト運用について詳しく聞いてみました。
すると、警備会社のシフト管理はExcel管理ではありますが、管理に多くの人手と工数が必要で、管理者と本社どちらにとっても非効率であることがわかりました。
そもそも警備会社のシフト管理は、現場ごとに必要な人数や勤務形態が異なり、それぞれの現場に警備員をマネージメントする有資格者である責任者を置く必要があります。
本社では、多くの警備員と責任者を常に適切に配置するために、電話対応のスタッフを多数配置して、電話対応とExcelを使った職員の配置と勤怠管理を行っていました。
当時こうした警備会社特有の管理に対応した市販品はなく、現場の管理も効率化されているとは言えないものでしたので、自社開発を提案しました。
Q 話を受けてシフト管理システムの開発はどのように進んでいったのでしょうか？
福田： 警備会社のシフト管理システムは、現場の管理者と本社どちらにとっても使いやすいシステムを開発する必要がありました。
そこで、まずは現場と本社それぞれの作業を把握することから始めました。
シフト管理は大雑把に分けると、次のようなフローになっていました。
1．現場の管理者は、現場に着くと携帯端末を使い本社に電話を掛けて出勤報告をする
2．本社は各現場からの電話を受けて、シフト管理を行う現場マスタ（Excel）に登録する
3．本社では、警備員と管理者が適切かどうか確認と管理を行う
4．現場の管理者は、退勤時間になると携帯端末を使い本社に電話を掛けて退勤報告する
5．本社は退勤時間を現場マスタ（Excel）に登録する
出退勤時には多数の電話が鳴ることから、本社側には多数の受電対応者を配置する必要があり、それでも現場からは電話が繋がりにくいといった声が上がっている状況でした。
こうした業務フローの簡略化と効率化のために、一連の管理を全てデジタル化するシステムを開発しました。また、対応端末としては、本社ではパソコン、現場では合計200台前後に上る携帯端末に対応したシステムにしました。
Q 具体的にはどのようなシステムを実現したのでしょうか？
福田： 現場は携帯端末のブラウザを利用して、現場の警備員の勤怠を、画面上から業務開始と終了のボタンを押してもらう仕組みにしました。
本社では、勤怠情報がリアルタイムで反映されるため、人の手を介することなく勤怠管理を行うことができます。
また、本社には大きなモニターを導入して、Googleマップと連動させたシステムを開発しています。警備員と責任者がどこにいるのか、勤務状況は色別に分けるなど、視覚的にモニター上で判断できるようになりました。
インタビュアー：ありがとうございました。
Q 次に保育園向けのシフト管理システムについて伺わせてください。受注したきっかけはなんですか？
福田： 元々、保育園支援を行う会社代表との繋がりがあったことがきっかけです。ある時、代表から「保育園向けの管理ソフトを作りたい」という話をいただきました。このシフト管理システムは保育業務支援システムにおける主要な機能のひとつとして開発しています。
Q 保育園を管理するシステム全体の開発も行ったのですね。シフト管理システムはどのような仕組みなのでしょうか？
福田： 開発に際して、実際にいくつかの保育園に、現在のシフト管理の方法をヒアリングしました。すると、シフト管理において園長先生の負担が大きいことがわかってきました。
そもそも園長先生は、保育園の全てを管理しているわけですから忙しい。子どもたちの管理や庶務もこなしつつ、保育士のシフトを作成しています。
さらに管理が大変な理由は、保育士の勤務形態は人によって異なるシフト制であることでした。保育園は休みが少ないため、保育士は休みを交代で取得する必要があり、管理者の配置も考慮しなければいけません。
多くの保育園では、園長先生が保育士ひとりひとりと会話して希望する勤務日時を取りまとめ、それを紙のシフト管理表に記入して管理しているという状況でした。
Q ひとりひとりにヒアリングして紙でシフトを組む・・・非常に手間のかかる作業ですね。
福田： そうなんです。
そこが簡略できれば園長先生の負担を減らしてあげることができます。そこで保育園業務支援システムの開発に当たって、優先的に開発を行うことにしました。
Q 具体的には、どのようなシフト管理システムを開発されたのでしょうか？
福田： パソコンやタブレットからシフト管理が完結できるシステムを開発しました。具体的には、iPadの専用アプリからシフト管理ができる仕組みになっています。
保育園では先程の警備会社と同様に、有資格者を配置する必要があり、アプリ上から勤務状況を管理できるようにしています。
また、保育士の出退勤もiPadのアプリ上で登録できるので、今まで使っていた手書きのシフト管理表やタイムカードが不要になりました。
入力自体はタッチパネルで視覚的に行うことができるため、操作性にも優れています。
インタビュアー：
非常に使いやすそうなシステムですね。ありがとうございました。
Q ここまで警備会社と保育園のシフト管理システムの導入背景について伺いました。システム開発会社は全国に数多くありますが、スミリオンが選ばれる決め手はどこにあると考えていますか？
福田： これまで数多くのシステム開発に関わってきた実績を評価いただいているのではないでしょうか。
警備会社のシステム開発を例に上げると、すでに数社のシステム開発会社に相談した後に相談をいただきました。
これまで相談した会社では、複雑なシフト管理、開発費用の問題、外部ソフトとの連携など、総合的に実現可能性はあるかという点で不安を感じていらっしゃったみたいです。
私たちは要望をよくヒアリングし、具体的な開発イメージを共有できたからご信頼いただけたのだと思います。
Q システム開発は途中で頓挫してしまう話も時々耳にします。スミリオンでは想定外の事態にどう対処していますか？
福田： 想定外の事態やトラブルというのは、最初に行う要件定義を丁寧に行うことで、大抵の場合回避することができます。
スミリオンでは、開発をスタートした最初の1ヶ月〜2ヶ月は要件定義に時間を使うようにしています。
案件によっても異なりますが、私と営業担当、開発担当の3者と発注企業様のプロジェクト責任者の4名体制で、「どのようなシステムを実現したいのか」「現状抱えている問題は何か？他にはないか？」「どんな事態が想定されるか」といったことを丁寧にヒアリングします。
こうして見えてきた課題をスミリオンと発注企業様で協議を重ねて、明確な要件定義を固めることが何より重要です。
Q システム導入後、発注企業様からはどのような評価を頂きましたか？
福田： アンケートなどを実施しているわけではないので、直接は聞けていないのですが・・・。
警備会社に関しては、当初想定していたものと異なるメジャーな給与管理システムと連動させたり、開発したシステムを基に他業種や他社向けに横展開するビジネスもスタートされているので、満足いただいていると思います。
保育園に関しては、今回開発した企業主導指導型保育専用システム「famcloud」の導入企業が400園を超えています。外部連携やこうして欲しい、といった声に対応してアップデートも行っています。
インタビュアー：インタビューありがとうございました。この記事を見た方の中には、実際に開発してみたいと感じる方もいらっしゃると思います。
引き続きよろしくお願いいたします。
福田： こちらこそ、ありがとうございました。