電子契約の流れを解説！契約フローを改善するメリットやよくある疑問をまとめました

近年、ペーパーレスを目指している企業が多くみられます。実際に、契約なども紙ではなく電子契約を行う企業が増えてきているのではないでしょうか。

しかし、電子契約をしたことがないという人は、どのような流れになるのかわからない人もいるでしょう。また、電子契約の導入を考えているなら、メリットや導入に際しての注意するべきポイントなども把握しておく必要があります。

本記事では、電子契約の流れや、導入することで契約がスムーズに進められる理由、導入時にチェックすべきポイントなどを詳しく解説します。電子契約の導入を考えているなら、ぜひ参考にしてみてください。

この記事でわかること

・電子契約の契約の流れがどうなっているか
・電子契約で契約がスムーズに進められる理由
・電子契約を拒否された場合はどのように対応するべきか、など電子契約への疑問点

電子契約の仕組みと契約までの流れ

電子契約とは、電子契約サービスで契約書を作成し、インターネットを通して相手に電子ファイルでの契約書を送ります。契約書に電子署名を行うことで契約締結を行うため、紙を一切使わずハンコも不要です。

送信者・受信者ともに電子契約サービスを利用しているのがポイントです。インターネット上でのやり取りであるからこそ、送信者を本人だと証明するには電子証明書が必要です。

電子証明書を発行しているのは第三者機関である認証局で、発行時には公開鍵と呼ばれる送り主を証明する暗号が付与され、セキュリティ性を保っています。

また、電子データが間違いなく存在していたことを証明するための刻印であるタイムスタンプもあるため、改ざんやなりすましが難しい仕組みになっています。

電子契約の流れ・フロー【契約書の作成〜契約】

電子契約を導入するには、電子契約の流れを把握しておく必要があるでしょう。

ここでは、電子契約書の作成から契約までの流れを、わかりやすく解説します。電子契約の導入を検討しているなら、ぜひ参考にしてみてください。

電子契約の流れ①契約書の作成【自社】

電子契約書を作成する際にも、通常の契約書作成時と変わらず、まずは契約書のひな型を作成します。記載内容に関しては、相手と合意した内容を盛り込まなくてはなりません。

のちのちトラブルがないように、契約期間や金額、相手と自社がこの契約で行う内容といった点については必ず記載するようにします。この辺りは、一般的な紙の契約書と変わらないです。

電子契約の流れ②契約書の確認・修正【自社・相手側】

契約書を作成したら、自社と相手方でしっかり確認をします。契約書の確認については、わざわざ書面を送る必要はなく、インターネット上でのやり取りで問題ありません。

契約書の内容に不備がある、追加事項があるといったことがあれば、この時にきちんとやり取りをして修正しましょう。確認を怠ると後々トラブルにつながるため、注意してください。

電子契約の流れ③契約書のアップロード【自社】

契約書のひな型が完成したら、契約書をアップロードします。電子契約書を作成するには、専用のツールやアプリなどを事前に導入しておく必要があるため、それらの電子契約サービスを介して契約書のやり取りが行われます。

そのため、使用するツールやアプリの電子化の手順に従って、契約書をアップロードしてください。アップロードした契約書は、再度内容を確認しておくと確実です。

電子契約の流れ④契約書の送信・暗号化・タイムスタンプ付与【自社】

電子契約書をアップロードできたら、相手方に契約書を送信しなければなりません。送信する際には、相手方のメールアドレスや書類のタイトルなど、必須事項を記入のうえ、送信しましょう。

自社で契約書をPDF化して電子契約書を作成するのなら、相手方に送る前に書類を暗号化してタイムスタンプを付与しなければなりません。しかし、電子契約サービスを利用すると、暗号化やタイムスタンプ付与などの必須部分の作業は自動で行ってくれます。

電子契約の流れ⑤契約書の承諾・契約締結【相手側】

電子契約書が相手方に届いたら、相手方は承諾を行う必要があります。メールで電子契約書の確認通知が届くため、中身をきちんとチェックして、不備がなければ同意しましょう。

電子契約サービスによっても機能が多少変わりますが、基本的には受信側が承諾した時点で、契約の締結となります。契約が締結されると、書類の改ざんができなくなるようになっています。

電子契約導入で契約の流れがスムーズになる

電子契約を導入することで、契約の流れがスムーズになる点はメリットといえるでしょう。

とくに在宅で業務を行う人が増えたため、わざわざ書類を郵送でやり取りを行うよりも、時間がかからない電子契約の方が良い場合もあります。ここでは、電子契約を導入することによるメリットについて詳しくみていきましょう。

契約業務の時間・コストを低減できる

電子契約を導入することによって、契約業務の時間やコストの定見につながる点がポイントです。なぜなら、郵送でやり取りを行うことがなくなるため、修正や加筆が入るたびに書類を送る必要がないからです。

そのため、契約業務の時間に関しては、郵送でやり取りを行うことや先方と時間や顔を合わせることを思えば、かなり短縮できるのではないでしょうか。
また、書類でのやり取りが不要であるため、紙代や印刷代、郵送費用などの削減が可能です。契約書の作成件数が多い会社などでは、かなりコストの低減が見込めるのではないでしょうか。

ミス・ヒューマンエラーの防止

電子契約の導入で、ミスやヒューマンエラーをなくすことが可能です。たとえば、郵送した際に配達先を間違えてしまった、電話番号が違っていた、などということもあるかもしれません。

もし書類の届け先を間違ってしまったら、重大な情報漏洩になる可能性もあるため、自社だけでなく相手方にとっても大きな問題となる場合もあります。しかし、電子契約にすれば、そのようなミスはなくなり、確実に素早く相手に届けることが可能です。

ほかにも、電子契約にはヒューマンエラーを避けるための機能が備わっている点も特徴です。たとえば、文書のテンプレート作成機能があります。

そのほか、郵送の場合、相手方に届いたのか現在確認中なのかどうかがわかりません。それが、電子契約サービスでは現状のステータスの確認が可能となっています。

「もう手続きは済んでいるだろう」などといった思い込みや行き違いなども起こらないでしょう。

また、電子契約を行うことで保管も簡単です。過去の契約書を参考にしたいといった時にも、検索を賭ければ必要な書類が出てくる点もポイントといえるでしょう。

自然災害や紛失等のガバナンス強化につながる

契約書を郵送すると、紛失してしまう恐れもありますが、電子契約ではそういったことがありません。

また、自然災害や水漏れなどで保管していた契約書がだめになる場合も考えられますが、電子データとして保存しておけば、そういった自然災害などによる損傷も防げるでしょう。

その他、電子契約ではユーザーの各種権限も設定可能なため、ガバナンスの強化につなげることも可能です。

業務プロセスの改善・DX化の促進

電子契約を利用することにより、業務プロセスの改善につながります。なぜなら、契約書への押印・発送などといった各種作業が必要なくなるためです。

商談前に発生するNDA（秘密保持契約書）も電子契約サービスを活用することで、わざわざ相手方に書類を届ける必要がありません。

本契約の際に契約書への押印や製本する作業も必要なく、わざわざ発送もしなくて済みます。さらに相手から承認を貰えばその時点で契約が完了するため、再送付された書類に目を通すこともないでしょう。

何度も書類を郵送でやり取りしなくて済むようになり、相手方にとっても業務に必要なプロセスの改善となります。また電子契約サービスを導入するということは、業務のデジタル化が進むためDX化の促進につながります。

電子契約を導入することで業務を効率化できるのは、大きなメリットといえるでしょう。

在宅勤務・テレワークに対応できる

紙の契約をやめて電子契約に移行することによって、在宅勤務や遠方で勤務をしているテレワークの社員に対応できるのも大きな特徴といえます。

電子契約なら押印・郵送の必要がなく、遠方の社員や会社、個人事業主であっても即時届けることが可能です。

電子契約の導入にあたりチェックすべきポイント

電子契約は、導入にあたってチェックを行うべきポイントがあります。電子契約サービスの種類は多く、どれを選べばいいかわからないという人は、以下のポイントをチェックしておきましょう。

• 電子帳簿保存法への対応を確認する
• 取引相手が登録不要のサービスを選ぶ
• 紙の契約書も一元管理できるか
• 必要な機能・コストの比較
• ワークフロー機能がついているか

電子契約サービスごとに特徴があるため、備わっている機能なども異なります。

まずは自社に必要な機能を抜き出すことが大切です。ここでは、電子契約の導入にあたって、どのような点に注意するべきなのかを把握しておきましょう。

電子帳簿保存法への対応を確認する

電子契約サービスを選ぶ際には、電子帳簿保存法に対応しているかどうかといった点を確認しておくことが重要です。電子帳簿保存法は電子取引のデータでの保存を義務付けたもので、保存したデータは一定の要件を満たしておく必要があります。

電子契約書も電子的に授受した取引情報にあたるため、電子契約サービスの導入にあたっては電子帳簿保存法への対応を確認しておきましょう。

取引相手が登録不要のサービスを選ぶ

取引相手が登録不要のサービスを選ぶのも重要な点といえるでしょう。たとえば、電子契約サービスの中には、取引相手もアカウントを持っていなければならないものもあります。

受信する側はアカウントの作成が必要ないサービスもあるため、そのような電子契約サービスを選ぶと相手にアカウントを作ることを要求する必要がありません。

紙の契約書も一元管理できるか

紙の契約書も一元管理できるのか、といった点も重要なポイントです。とはいっても、多くの電子契約サービスでは、紙の契約書も一緒に一元管理することが可能です。

管理の方法は各電子契約サービスによりますが、たとえば紙の契約書をPDF化し、契約書の台帳情報や原本保管状況と一緒に一元管理を行うことによって、契約データなどを簡単に検索できるようになります。

また、電子契約書と紙の両方を一元管理することによって、契約の更新期日を通知することも可能です。そのため、電子契約サービス導入にあたっては、紙の契約書も一元管理できるかという点を確認しておくようにしましょう。

必要な機能・コストの比較

電子契約サービスは、サービスごとに特徴があるため、ついている機能も異なります。もちろん、費用もサービスごとに違います。

そのため、自社が必要としている機能がついているのかどうかや、コストが予算内に収まるかどうかといった点を確認しておく必要があるでしょう。

選ぶ前には、必ずほしい機能を書き出して比較しておくことをおすすめします。自社が必要としている機能がある電子契約サービスが複数ある場合は、コストを比較してみてください。

ワークフロー機能がついているか

ワークフロー機能がついているかどうか、といった点も重要です。電子契約サービスのすべてで、ワークフロー機能がついているわけではありません。

もちろん、ワークフローがなくても、電子契約は可能です。しかし、ワークフローがついていれば稟議の手順がシステム上で行えるため、手続きがわかりやすくなりミスを防げる点がポイントです。

ワークフロー機能がある方がスムーズに電子契約の手続きを進められるため、ぜひワークフロー機能がついているシステムを選ぶようにしましょう。

電子契約の流れに関する疑問まとめ

ここまでの内容で電子契約がどういった流れで行われるかはわかったと思います。

ここでは、電子契約の中で発生する疑問や質問をピックアップしました。のちのちトラブルにならないためにも、気になる疑問や質問はそのままにしておかず、確認をしてから導入を検討してください。

取引相手が拒否したらどうなるのか

自社は電子契約を導入していても、取引相手に電子契約が拒否される場合がありますが、そういった場合は紙の契約書を用意する必要があります。

いくら自社が電子契約を推進しているとはいえ、取引相手に同じようにすることを強要はできません。そのため、もし取引相手が紙での契約締結を望んでいるなら、紙で作成・保管をしましょう。

電子契約を導入したら、紙の契約書は作ってはならないということはありません。取引相手に合わせて、電子契約書以外に、紙の契約書を併用することも検討しておきましょう。

ただし、取引先に導入をしてもらうことが最善ではあるため、メリットと操作方法を丁寧に説明し、信頼関係を築きながら導入を依頼することも大切です。

電子契約はいつ成立するのか

電子契約が成立するのは、受信者側が承諾したときです。電子契約書を作成して送っても、相手側が承諾するまでは契約の成立とはなりません。

そのため、もし相手が電子契約書を開いていないことが自社で確認できるなら、「契約書は届きましたか」など、尋ねてみると良いでしょう。確認を行うことで、相手方が電子契約書を読むように誘導できます。

電子契約の署名は誰がするべきなのか

一般的に、電子契約書の署名は代表者が行います。つまりは、代表取締役です。しかし、小さな企業なら問題なく署名が可能ですが、大きな会社になるといちいち代表取締役がすべての書類に目を通すことはできません。

そのため、事前に権限が与えられている社員が代理で契約書の確認・署名が可能となっています。その際の名義は代表取締役、または法人名ですることが多いです。

電子契約書には何が必要なのか

電子契約書には、電子証明書と電子署名が必要です。電子証明書は、第三者機関が間違いなく契約書作成の本人ということを証明するためのものです。基本的には電子契約のサービスに含まれています。

電子証明書を発行する認証局は第三者機関であるため、勝手に作成したり偽造したりといったことはできません。
そのほかには、電子署名が必要となります。電子署名には立会人型と当事者型があり、電子契約サービスによって対応可能な署名方法が違います。

電子申請に印鑑は必要なのか

電子申請に印鑑は必要ありません。なぜなら、電子データには押印することができないからです。一般的に、紙の契約書や証明書などは、印鑑が必要です。

しかし、電子申請の場合は、第三者機関が発行する電子証明書と電子署名が本人だということを証明しています。

まとめ

電子契約サービスにはさまざまな種類がありますが、導入するならまずはどのような流れで契約を行うのかを把握しておきましょう。

この記事のまとめ

・電子契約の契約の流れは作成から承諾・契約締結の５ステップで完了する
・電子契約でやりとりのオンライン化と業務プロセスの可視化によるヒューマンエラーが防止でき契約の流れがスムーズとなる
・電子契約を拒否された場合は、紙の契約書との併用を検討しながら、メリットを説明して導入を依頼する

また、電子契約サービスのツールやアプリを調べ、それぞれどのような特徴があるのか、どのような機能がついているのかも確認しておくことが大切です。

電子契約ができればどのサービスでも構わない、ということはなく、きちんと特色や備えている機能が異なるため、事前に必要な機能を抜き出しておき、必要な機能が備わっている電子契約サービスを選ぶようにしてください。

これから導入を検討しているという人は、より業務の効率化が図れる電子契約サービスを見つけるようにしましょう。