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警備の複写伝票を電子化するには？お客様の承認をスマホで完結させる方法
「勤務が終わりました。こちらにサインをお願いします」。警備の現場では、勤務の最後に紙の複写伝票を取引先に渡し、サインをもらうのが今も一般的です。
この伝票は、請求や給与計算のもとになる大切な書類です。一方で、回収・確認・転記・保管のすべてが紙で行われるため、本部の手間がかかり、現場の承認状況もすぐには分かりません。
この記事では、警備の複写伝票が何に使われているかを整理したうえで、伝票を電子化する方法の違いと、電子化の前に確認しておきたいポイントを解説します。
INDEX
警備の複写伝票とは：何に使われている書類か
警備の複写伝票は、警備員がその日の勤務内容を書き、現場の取引先（現場監督やお客様）に確認のサインをもらう書類です。会社によって「警備報告書」「警備業務完了報告書」「勤務確認書」「警備日報」など呼び方はさまざまですが、役割はほぼ共通しています。
伝票には、一般的に次のような内容を記入します。
- 日付と現場名
- 警備員の氏名
- 勤務の開始時間・終了時間（休憩を含む）
- 警備内容
- 取引先の確認サイン
複写式になっているのは、1枚を取引先の控えとして渡し、もう1枚を会社が持ち帰るためです。
会社が持ち帰った伝票は、主に次の3つに使われます。
- 請求の根拠：取引先に請求する勤務時間・人数を確定する
- 給与計算の根拠：警備員の勤務実績として給与に反映する
- 業務を行った証跡：取引先が勤務内容を確認したことを残す
つまり、伝票は「お金」と「信用」の両方に関わる書類です。そのため、電子化する場合も、手間を減らすだけでなく、記録の確かさを保てる方法を選ぶ必要があります。
紙の複写伝票で起きやすい4つの課題
紙の伝票は、現場では書いてサインをもらうだけで済みます。手間が集中するのは、その後の本部側です。
1. 回収に時間がかかる
警備員は直行直帰が多いため、伝票は事務所に来たときにまとめて提出されるか、郵送で届きます。その間、本部の手元には記録がありません。提出忘れや紛失があると、取引先に確認し直す手間も発生します。
2. 本部から承認状況が見えない
取引先のサインをもらえたかどうかは、伝票が届くまで本部では分かりません。「あの現場の承認は済んでいるか」を知るには、警備員に電話で確認するしかない状態になりがちです。
3. 転記・集計の手間とミス
請求や給与計算のためには、伝票の時間を手作業で表計算ソフトや基幹システムに転記します。手書きの文字が読みにくい、複写が薄い、記入漏れがあるといった理由で、確認の手戻りも起こります。月末に作業が集中しやすい点も負担です。
4. 保管と検索が大変
控えの伝票は、ファイルに綴じて保管するのが一般的です。量が増えると保管場所が必要になり、過去の勤務内容を取引先から問い合わせられたときに、探し出すのに時間がかかります。
警備の伝票を電子化する3つの方法
伝票の電子化には、大きく分けて3つの方法があります。どこまでを電子化するかで、減らせる手間が変わります。
| 方法 | やり方 | 減らせる手間 | 残る課題 |
|---|---|---|---|
| 紙の伝票をスキャン・撮影して保存 | 現場は紙のまま。本部や警備員がスキャンやスマホ撮影でデータ化する | 保管場所、過去の伝票の検索 | 回収待ち、転記作業、承認状況が見えない点はそのまま |
| 汎用の電子サイン・フォームツール | 一般向けの入力フォームや電子サインのサービスで伝票を作る | 回収、保管 | 警備の勤務時間の形に合わせた設定が必要。取引先側にアカウントや操作が必要になる場合がある |
| 警備業向けの電子伝票ツール | 警備員がスマホで勤務時間を入力し、取引先がその場で承認する | 回収、承認状況の確認、転記、保管 | 導入時の設定や、警備員・取引先への説明が必要 |
スキャンで残すだけの方法は、すぐに始められる反面、「回収を待つ」「転記する」という一番重い作業が残ります。本部の手間を大きく減らしたい場合は、現場で入力と承認まで済ませ、そのデータが本部に届く仕組みを選ぶのが近道です。
伝票を電子化する前に確認したい5つのポイント
伝票は取引先とのやり取りに使う書類なので、社内だけで決めずに確認しておきたい点があります。
1. 取引先が電子での承認を受け入れられるか
取引先によっては、契約や社内ルールで紙の控えを求めている場合があります。主要な取引先には、電子での承認に切り替えてよいか、控えはどの形で必要かを先に確認しておきましょう。取引先側にアカウント作成やアプリのインストールが必要かどうかも、受け入れてもらいやすさに影響します。
2. 「誰が承認したか」を残せるか
紙の伝票では、手書きのサインが承認の証拠でした。電子化した後も、承認者の名前、承認した日時、本人が承認したと分かる記録が残るかを確認します。
3. 電波が弱い現場でも使えるか
警備の現場には、地下や山間部、建設中の建物など、電波が入りにくい場所もあります。通信できない場所で入力が止まってしまわないかは、事前に確認したいポイントです。
4. 個人情報の扱い
承認者の名前や写真を記録する場合は、利用目的、取引先への説明と同意の取り方、保存期間を決めておく必要があります。
5. 請求・給与の流れにつながるか
電子化しても、データを結局手で打ち直すのでは効果が半減します。勤務データをCSVなどで取り出し、今の請求・給与の作業に渡せるかを確認しましょう。
警備業向けの選択肢：「まもログ伝票」
警備業向けの電子伝票ツールのひとつが、株式会社スミリオンが提供する警備業界特化のクラウドサービス「まもログ」の伝票機能「まもログ伝票」です。紙の複写伝票で行っていた流れを、次のようにスマホで行えます。
- 警備員がスマホで勤務の開始・終了時間を登録する
- 現場監督やお客様が、その場でスマホで顔写真を撮影し、名前と終了時間を記入して承認する
- 承認時の顔写真を含む記録が、本部にリアルタイムで共有される
先ほどの確認ポイントに照らすと、まもログ伝票には次の特徴があります。
- 取引先はアカウント不要：現場監督やお客様は、アカウントを作らずに承認できます。
- 承認の証跡が残る：承認者の顔写真と記名が記録として残り、本部で確認できます。
- 電波が弱い現場にも対応：電波がつながりにくい場所でも伝票の作成や承認ができ、電波が戻ると自動で送信されます。アプリのインストールは不要で、スマホのブラウザから使えます。
- CSVで出力できる：日報データをCSVで出力できるため、月末の集計に使えます。
顔写真などの個人情報の扱い（利用目的、同意の方法、保存期間）は、導入前に確認したうえで案内しています。
料金は、ご利用人数分の月額500円／人・月（税抜）で、休み申請の機能も含まれます。電波の届かない現場への対応など、開発の背景は開発者インタビュー「まもログ.cloudはどうやって生まれた？」で紹介しています。
よくある質問
Q. 取引先がスマホでの承認に慣れていない場合はどうすればいいですか？
導入時に、主要な取引先へ切り替えの案内をしておくとスムーズです。まもログ伝票の場合、取引先はアカウントを作る必要がなく、スマホで顔写真を撮影し、名前と終了時間を記入するだけで承認できます。
Q. すべての現場を一度に電子化する必要がありますか？
ありません。取引先の了承が得られた現場から順に切り替え、紙の伝票と並行して運用する方法が現実的です。並行期間を設けると、警備員も操作に慣れる時間が取れます。
Q. 紙の伝票は、電子化した後も保管が必要ですか？
電子化の前に作成した紙の伝票の扱いは、取引先との契約や社内の規程によって変わります。保管期間や廃棄のルールは、取引先や顧問の専門家に確認したうえで決めてください。
Q. 電波が入らない現場でも使えますか？
まもログ伝票は、電波がつながりにくい場所でも伝票の作成と承認ができ、電波が戻ると自動で送信されます。
Q. 今使っている勤怠管理や給与ソフトとつながりますか？
まもログでは、日報データをCSVで出力できます。他システムとの連携機能は個別の確認が必要なため、現在の運用を伺ったうえで案内しています。
まとめ：伝票の電子化は「現場で承認まで済ませる」のがポイント
警備の複写伝票は、請求・給与計算の根拠であり、業務を行った証跡でもある大切な書類です。紙のままだと、回収待ち、承認状況が見えない、転記と集計、保管という手間が本部に集中します。
電子化の方法を選ぶときは、次の点を確認しましょう。
- スキャン保存だけでなく、回収と転記の手間まで減らせるか
- 取引先が無理なく承認できるか（アカウントや操作の負担）
- 承認者と日時の記録が残るか
- 電波が弱い現場でも使えるか
- データを請求・給与の作業に渡せるか
警備会社向けクラウドサービス「まもログ」の伝票機能なら、警備員の入力から取引先の承認、本部での確認までをスマホで完結できます。今の伝票の運用を伺ったうえで、実際の画面を見ながら自社に合うかを確認できます。
