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警備員の急な欠勤、どう対応する？朝の欠員を埋める手順と準備
朝5時、本部の電話が鳴る。「すみません、今日体調不良で休みます」。警備会社の管制担当の方にとって、急な欠勤の連絡は避けられない日常のひとつです。
警備は、現場ごとに配置する人数が決まっている仕事です。一人でも欠けると、勤務開始までの限られた時間で代わりを見つけなければなりません。対応が場当たり的だと、担当者の負担が大きくなるだけでなく、取引先への連絡が遅れることもあります。
この記事では、警備員の急な欠勤の連絡を受けてから代わりを手配するまでの流れと、代わりを探すときの注意点、朝の欠員対応を楽にするために日ごろからできる準備を解説します。
INDEX
警備員の急な欠勤が、警備会社にとって重い理由
急な欠勤はどの業種でも起こりますが、警備会社では影響が大きくなりやすい事情があります。
- 配置人数が取引先と約束されている：現場ごとに「何人配置するか」が決まっているため、一人欠けると約束どおりの警備ができなくなります。
- 代わりを探せる時間が短い：体調不良などの欠勤は、勤務開始の数時間前、早朝に分かることが多く、事務所が本格的に動き出す前に手配を終える必要があります。
- 誰でも代われるわけではない：現場によっては、特定の資格を持つ警備員の配置が必要です。空いている人がいても、条件が合わなければ代わりになれません。
- 担当者の経験と記憶に頼りがち：「今日空いているのは誰か」「この現場に入れるのは誰か」を、担当者が手帳や記憶をたどって探す運用だと、担当者によって対応の速さが大きく変わります。
だからこそ、欠勤の連絡が来てからの動き方を決めておくことと、日ごろから代わりを探しやすい状態を作っておくことの両方が大切です。
欠勤の連絡を受けてから代わりを手配するまでの流れ
急な欠勤への対応は、次の6つの段階に分けて考えると、担当者が変わっても同じ動きができます。
1. 欠勤の内容を確認して記録する
連絡を受けたら、まず「誰が」「どの現場を」「何時からの勤務を」休むのかを確認します。理由と、翌日以降も休む見込みがあるかも聞いておきます。聞いた内容は、メモ書きで終わらせず、本部の誰もが見られる場所にすぐ記録します。
2. 欠員の影響を確認する
欠ける現場の配置人数、勤務開始時刻、その現場に必要な資格を確認します。代わりを必ず立てる必要があるのか、ほかの警備員の配置を調整して対応できるのかを、ここで判断します。
3. 代わりの候補を探す
当日休みの警備員、近くの現場の警備員、待機している警備員などから、勤務時間と資格の条件が合う人を探します。候補者には、勤務の条件（時間、場所、内容）を伝えたうえで引き受けてもらえるかを確認します。
4. 代わりの警備員に現場情報を伝える
代わりが決まったら、集合時間と場所、現場の責任者、服装や持ち物、現場ごとの注意事項を伝えます。初めて入る現場の場合は、特に詳しく伝えておくと現場での混乱を防げます。
5. 取引先に連絡する
警備員が交代することを、契約で決めた方法で取引先に連絡します。代わりがどうしても見つからない場合は、勤務開始の直前ではなく、分かった時点で早めに相談することが信頼を守るうえで重要です。
6. 欠勤と交代を記録に残す
誰が休み、誰が代わりに入ったかを記録します。この記録は、後日の勤怠集計や給与計算、取引先への請求の確認にも使われます。
代わりの警備員を探すときの3つの注意点
「空いている人に入ってもらう」だけでは済まない場面があります。代わりを決める前に、次の3点を確認しましょう。
1. 検定資格が必要な現場か
警備業務の中には、検定に合格した警備員の配置が規則で決められているものがあります。たとえば交通誘導警備業務では、高速自動車国道や自動車専用道路で行う場合と、都道府県公安委員会が道路の危険防止のために必要と認めた場合に、交通誘導警備業務の1級または2級の検定合格警備員を、場所ごとに1人以上配置する必要があります（警備員等の検定等に関する規則 第2条）。雑踏警備や空港保安警備などにも、同様の配置基準があります。
欠勤したのが検定合格警備員だった場合、代わりも同じ資格を持つ人でなければならないことがあります。どの現場に配置基準がかかるかは、所在地の都道府県公安委員会の定めも含めて確認しておきましょう。参考：警視庁ホームページ（検定合格警備員の配置について）
2. 代わりの警備員の勤務が長くなりすぎないか
前日に夜勤をしていた人や、連続で勤務している人に代わりを頼むと、長時間労働や休息不足につながります。労働時間や休日のルールに反しないか、本人の体調に無理がないかを確認したうえで依頼しましょう。
3. その現場の経験があるか
現場によって、立ち位置や誘導の方法、取引先への報告の仕方が違います。可能であれば、その現場に入った経験のある警備員を優先し、初めての人の場合は、現場の注意事項を丁寧に伝えます。
朝の欠員対応を楽にする、日ごろの5つの準備
欠勤の連絡が来てから慌てないためには、平常時の準備が効きます。
1. 休みの連絡を受ける窓口をひとつにする
電話・FAX・LINEなど、休みの連絡がバラバラに届くと、欠勤を把握するだけで時間がかかります。連絡を受ける窓口をひとつに決め、本部の誰もが同じ情報を見られる状態にしておきます。
2. 前もって分かっている休みは早めに出してもらう
通院や私用など、事前に分かっている休みは、早めに申請してもらうルールにします。前日までに分かる休みが増えるほど、当日の朝に探す人数は減ります。
3. 警備員ごとの資格と入れる現場を一覧にする
検定資格の有無、経験のある現場、通える範囲などを一覧にしておくと、代わりの候補をすぐに絞り込めます。担当者の記憶に頼らず、誰でも探せる状態にすることがポイントです。
4. 代わりを頼む順番と連絡方法を決めておく
「まず当日休みの人に連絡する」「次に近くの現場の待機者」など、候補に当たる順番を決めておくと、担当者ごとの判断のばらつきが減ります。
5. 取引先への連絡方法を決めておく
警備員が交代するときの取引先への連絡先と伝える内容を、現場ごとに決めておきます。代わりが見つからない場合に、いつまでに誰へ相談するかも決めておくと安心です。
警備会社向けの選択肢：「まもログ」の休み申請
日ごろの準備のうち、「休みの連絡を受ける窓口をひとつにする」「前もって分かっている休みは早めに出してもらう」の2つに使えるのが、株式会社スミリオンが提供する警備業界特化のクラウドサービス「まもログ」の休み申請機能です。
- 警備員は、自分のスマホから休み申請を送れます。
- 申請は本部に集まり、本部担当者は申請状況を一覧で確認して、承認・却下できます。
- 電話・FAX・LINEでバラバラに届いていた休みの連絡が一か所にまとまるため、「今日は誰が休みか」を本部の誰でも確認できます。
なお、まもログの機能は「休み申請」と、紙の複写伝票を電子化する「まもログ伝票」の2つです。代わりの警備員を探したり、配置を組んだりする機能はありません。今お使いの管制・シフト管理の方法と組み合わせて、休みの把握と記録の部分を担う使い方になります。
料金は、ご利用人数分の月額500円／人・月（税抜）です。まもログが生まれた経緯は、開発者インタビュー「まもログ.cloudはどうやって生まれた？」で紹介しています。
よくある質問
Q. 代わりの警備員がどうしても見つからない場合はどうすればいいですか？
分かった時点で、すぐ取引先に連絡して相談します。勤務開始の直前や、開始後に伝えるのは避けましょう。あわせて、配置人数を減らして対応できるのか、時間をずらして対応できるのかなど、取引先と相談できる選択肢を用意しておくと話が進めやすくなります。
Q. 警備員の当日欠勤が多い場合、どうすればいいですか？
体調不良などやむを得ない欠勤はありますが、事前に分かっている休みまで当日に連絡されている場合は、申請のルールを見直すきっかけになります。前日までに申請する方法を決め、警備員が手軽に申請できる手段を用意すると、当日の連絡を減らしやすくなります。
Q. 欠勤の連絡は電話で受けるべきですか？
当日の急な欠勤は、すぐに本部が気づけるよう電話で一報をもらうルールにしておく方法があります。その場合も、内容は本部の誰もが見られる場所に記録しておくことが大切です。事前の休みは、スマホからの申請など、記録が残る方法にそろえると管理しやすくなります。
Q. まもログで代わりの警備員を探せますか？
まもログには、代わりの警備員を探したり配置を組んだりする機能はありません。休み申請を一か所に集め、誰がいつ休むかを本部で確認できるようにする部分を担います。
まとめ：急な欠勤は「当日の手順」と「日ごろの準備」の両方で備える
警備は配置人数が決まっている仕事なので、警備員の急な欠勤は、短い時間で代わりを手配しなければならない大きな負担になります。
当日の対応は、次の流れで進めます。
- 欠勤の内容を確認して記録する
- 欠員の影響（配置人数・開始時刻・必要な資格）を確認する
- 代わりの候補を探す
- 代わりの警備員に現場情報を伝える
- 取引先に連絡する
- 欠勤と交代を記録に残す
そして、休み連絡の窓口をひとつにする、事前の休みは早めに申請してもらう、資格と入れる現場を一覧にするといった日ごろの準備が、朝の負担を軽くします。
警備会社向けクラウドサービス「まもログ」では、警備員がスマホから休み申請を送り、本部で一覧として確認できます。今の休み連絡の運用で困っている点を伺ったうえで、実際の画面を見ながら自社に合うかを確認できます。
