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警備会社の月末の勤怠集計を楽にするには？日報から給与計算・請求までの整え方
月末が近づくと、本部の机には日報や伝票の束が積み上がり、勤怠の集計、給与計算、取引先への請求書づくりが一度に押し寄せる。警備会社の本部や経理の担当者にとって、月末はいちばん忙しい時期のひとつです。
警備会社の月末集計が重くなるのは、担当者の手際だけの問題ではなく、日々の記録の残し方が大きく関わっています。日報や伝票が紙のまま月末にまとめて届くと、転記と確認の作業がどうしても月末に集中します。
この記事では、警備会社の月末集計の流れと作業が集中する理由を整理し、労働時間の記録に関するルール、集計を楽にする5つの工夫、CSVで集計するときのポイントを解説します。
INDEX
警備会社の月末集計（勤怠・給与・請求）の流れ
警備会社の月末集計は、大きく次の流れで進みます。
- 日報・伝票を集める：警備員から1か月分の日報や伝票を回収する
- 内容を確認する：記入漏れ、取引先の承認の有無、休みや交代の反映を確認する
- 警備員ごとに勤怠を集計する：勤務日数、労働時間、時間外・深夜・休日の時間を人ごとにまとめる
- 給与を計算する：集計した勤怠をもとに給与を計算する
- 取引先・現場ごとに集計する：現場ごとの勤務人数と時間を、取引先ごとにまとめる
- 請求書を作り、突き合わせる：請求書を作成し、取引先の承認内容と食い違いがないか確認する
ここで大切なのは、同じ勤務の記録を「警備員ごと（給与のため）」と「取引先・現場ごと（請求のため）」の2つの切り口で集計している点です。元の記録が紙のままだと、この2回の集計それぞれで転記や数え直しが発生します。
月末に作業が集中する4つの理由
- 記録が月末にまとめて届く：直行直帰の警備員から日報や伝票が届くのは、事務所に立ち寄ったときや郵送のタイミングになりがちです。手元にそろうのが月末に偏ると、確認も集計も月末に集中します。
- 紙からの転記が必要：手書きの時間を表計算ソフトや給与ソフトに打ち込む作業が発生し、読みにくい字や記入漏れがあると確認の手戻りが起きます。
- 2つの切り口で集計し直す：給与のための警備員ごとの集計と、請求のための取引先ごとの集計を、それぞれ手作業で行うことになります。
- 休みや交代の反映が別管理：休み連絡や当日の交代の記録が日報とは別の場所にあると、集計のときに照らし合わせる作業が増えます。
どれも、月末になってから頑張って解決するのは難しい問題です。月末の負担を減らすには、日々の記録の残し方から見直す必要があります。
押さえておきたい、労働時間の記録と保存のルール
月末の集計は、給与の計算だけでなく、労働時間を正しく記録するという会社の責任にも関わります。厚生労働省のガイドラインと労働基準法では、次のような点が示されています。
始業・終業の時刻を確認して記録する
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者は労働者の始業・終業の時刻を確認し、記録することとされています。原則的な方法は、使用者が自ら現認するか、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録をもとに確認する方法です。
警備員が自分で勤務時間を書く日報のような自己申告による場合は、労働者に正しく記録・申告するよう十分に説明すること、申告された時間と実態に大きな食い違いがあれば実態を調べて補正することなどが求められています。
賃金台帳に労働時間を記入する
労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働・時間外労働・深夜労働の時間数などを、賃金台帳に適正に記入する必要があります。
記録を保存する
賃金台帳や出勤簿などの労働関係の書類は、労働基準法第109条により保存が必要です。保存期間は、2020年4月1日の改正で5年に延長されており、経過措置として当分の間は3年とされています。勤務時間の記録として日報や伝票を使っている場合は、その保存期間も意識しておきましょう。
参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のための使用者向けガイドラインの主なポイント」、厚生労働省「賃金台帳等の労働契約関係の書類の保存期間は何年ですか？」
月末集計を楽にする5つの工夫
工夫1：勤務の記録が、その日のうちに本部に届くようにする
月末の負担を減らすいちばんの近道は、記録が月末にまとめて届く状態をなくすことです。勤務の終了時にスマホで記録を送るなど、その日のうちに本部に記録が届く仕組みにすれば、確認作業を月の途中に分散できます。
工夫2：記録の項目と書き方をそろえる
現場名の表記、時刻の書き方（24時間表記にする、日付をまたぐ勤務の書き方など）、休憩時間の書き方をそろえます。書き方がそろっていると、集計のときに一つずつ読み替える手間がなくなります。
工夫3：休みや交代も、勤務の記録と同じ場所で管理する
休み連絡や当日の交代の記録が、電話のメモやLINEに散らばっていると、月末に照らし合わせる作業が増えます。休みと勤務の記録を同じ仕組みで管理すると、集計のときの確認が楽になります。
工夫4：月の途中で、承認漏れや記入漏れを確認する
週に1回など、月の途中で取引先の承認漏れや記入漏れがないかを確認します。月末になってから気づくと、取引先や警備員への確認に時間がかかり、締め日に間に合わなくなることがあります。
工夫5：給与と請求の2つの切り口で使えるデータにする
1件の勤務の記録に、日付、警備員、現場、取引先、勤務時間がそろっていれば、同じデータから「警備員ごと」と「取引先ごと」の両方の集計を作れます。紙から2回数え直す必要がなくなります。
CSVで集計するときのポイント
勤務の記録をCSV（表計算ソフトで開けるデータ形式）で取り出せる場合は、次の点を押さえると集計が楽になります。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 元のデータは加工しない | 出力したデータはそのまま残し、集計は別のシートで行う。後から確認するときに元の記録に戻れる |
| 日付をまたぐ勤務に注意する | 夜勤など日付をまたぐ勤務は、労働時間の計算式が正しく動くか確認する |
| 2つの切り口で集計する | 表計算ソフトのピボットテーブルなどを使い、同じデータから警備員ごと・取引先ごとの表を作る |
| 給与ソフトの取り込み形式に合わせる | 今使っている給与計算ソフトや請求の仕組みが、どの形式のデータを取り込めるかを確認する |
| 承認されていない記録を区別する | 取引先の承認が済んでいない記録が混ざっていないかを、集計の前に確認する |
集計の手順を一度決めてテンプレート化しておくと、毎月同じ作業を繰り返すだけで済み、担当者が替わっても引き継ぎやすくなります。
「まもログ」で月末集計の前段を整える
株式会社スミリオンが提供する警備業界特化のクラウドサービス「まもログ」は、月末集計のもとになる日々の記録を整えるためのサービスです。先ほどの工夫に当てはめると、次のようになります。
| 工夫 | まもログでできること |
|---|---|
| 工夫1：その日のうちに本部へ | 警備員がスマホで勤務の開始・終了時間を登録し、取引先の承認を含む記録が本部にリアルタイムで共有される |
| 工夫3：休みも同じところで | スマホからの休み申請も、まもログで受け付けて本部で一覧として確認できる |
| 工夫4：月の途中で確認 | 本部で承認の状況を確認できるため、承認漏れに早めに気づける |
| 工夫5：使えるデータに | 日報データをCSVで出力できる |
なお、まもログには給与計算や請求書を作成する機能はありません。出力したデータを、今お使いの給与計算や請求の仕組みでどう使うか、他システムとの連携ができるかは、現在の運用を伺ったうえで個別に案内しています。料金は、ご利用人数分の月額500円／人・月（税抜）です。
よくある質問
Q. 取引先ごとに締め日が違う場合は、どう集計すればいいですか？
勤務の記録に日付と取引先がそろっていれば、取引先ごとに締め日を区切って集計できます。紙の伝票のままだと、締め日ごとに伝票を仕分け直す必要があるため、データで記録しておくほど楽になります。
Q. 警備日報は、何年保存すればいいですか？
警備日報を勤務時間の記録として使っている場合は、労働関係の書類として、労働基準法の保存期間（5年、経過措置として当分の間は3年）を意識しておきましょう。取引先との契約で別の定めがある場合は、それにも合わせます。具体的な扱いは、社会保険労務士などの専門家に確認すると確実です。
Q. Excelだけで月末集計を効率化できますか？
記録の書き方がそろっていて、データがそろって届くなら、Excelのテンプレートやピボットテーブルでもかなり効率化できます。ただ、紙の日報からExcelに転記している場合は、転記そのものの手間とミスは残ります。転記をなくしたい場合は、記録の段階からデータで受け取る仕組みを検討しましょう。
Q. まもログのデータを、給与計算ソフトに直接取り込めますか？
まもログでは日報データをCSVで出力できます。お使いの給与計算ソフトで取り込めるかどうかや、他システムとの連携は、個別に確認が必要です。
まとめ：月末の負担は「日々の記録の残し方」で決まる
警備会社の月末集計は、日報・伝票の回収から、警備員ごとの勤怠集計と給与計算、取引先ごとの集計と請求まで、多くの作業が重なります。作業が月末に集中するのは、記録が紙のまま月末にまとめて届くことが大きな原因です。
- 勤務の記録が、その日のうちに本部に届くようにする
- 記録の項目と書き方をそろえ、休みや交代も同じところで管理する
- 月の途中で承認漏れや記入漏れを確認する
- 給与と請求の両方に使えるデータにして、CSVで集計する
あわせて、労働時間の記録と保存のルールも確認しておきましょう。
警備会社向けクラウドサービス「まもログ」では、勤務の記録と取引先の承認、休み申請をスマホで受け付け、日報データをCSVで出力できます。今の月末集計の流れを伺ったうえで、実際の画面を見ながら自社に合うかを確認できます。
